秘書に必要なスキルは、あらゆる仕事において求められる。段取り力やコミュニケーション力、接遇力など、秘書に求められるスキルとノウハウを紹介している一冊。


■段取り力
①相手の「時間」に配慮して、自分の仕事を組み立てる
あらゆる仕事において、相手には相手のスケジュールがある。報告や相談が必要であれば、あらかじめ相手の時間を押さえておく。作業を依頼する場合も、前もって依頼しておけば、相手も都合をつけやすい。相手の時間を意識し、相手の時間に配慮して自分の仕事を組み立てること。

②相手の「使える時間」に配慮して仕事を進める。
カレンダー上では時間があるように見えても、実際には会社にいなかったり、使える時間がない場合もある。チーム内で行う仕事では、互いの長期出張の予定や作業時間の見積もりを、あらかじめ確認してから、作業に充てられる時間を考慮する必要がある。

③前後の細かな作業の洗い出しをする
一見単純に見える仕事でも、その前後を想像し、必要なことを準備しておくべきである。小さな作業まで洗い出し、期限までに最も早く確実に実行できるように組み上げていく。

秘書の仕事は、上司とお客様の立場に立って考え行動することである。自分視点ではなく、相手視点で考えることが欠かせない。どんな仕事でも、関わる他者の視点を持つことが必ず求められる。相手視点で仕事をすることで、本当に相手が求めていることに応え、役に立つことができる。

著者 井出 元子

小宮コンサルタンツ 秘書 大学卒業後、リクルート入社。ITトレーナーとして転職、出版・印刷業界や、移動体通信業界で、人材育成を行なう。 2008年小宮コンサルタンツに入社、代表であり経営コンサルタントの小宮一慶の秘書を務める一方、接遇研修、新入社員研修、秘書研修等の講師を務める。 秘書技能検定1級。